Escaping the Efficiency Trap—and Finding Some Peace of Mind

The more productive we are, the more pressure we feel. It’s time to break the busyness cycle.

Efficiency Trap Wall Street Journal – 6th August 2021

Certain forms of busyness can be delightful. Who wouldn’t want to live in Busytown, the setting of the iconic 1960s children’s books by the American illustrator Richard Scarry ? His grocer cats and firefighting pigs are certainly busy. Nobody in Busytown is idle—or if they are, they’re carefully hidden from view by the authorities, Pyongyang-style. What they aren’t, though, is overwhelmed. They exude the cheery self-possession of cats and pigs who have plenty to do but also every confidence that their tasks will fit snugly into the hours available—whereas we live with the constant anxiety of fearing, or knowing for certain, that ours won’t.
Research shows that this feeling arises on every rung of the economic ladder. If you’re working two minimum-wage jobs to put food in your children’s stomachs, there’s a good chance you’ll feel overstretched. But if you’re better off, you’ll find yourself feeling overstretched for reasons that seem, to you, no less compelling: because you have a nicer house with higher mortgage payments, or because the demands of your (interesting, well-paid) job conflict with your longing to spend time with your aging parents, or to be more involved in your children’s lives, or to dedicate your life to fighting climate change.
The problem with trying to make time for everything that feels important is that you definitely never will. The reason isn’t that you haven’t yet discovered the right time management tricks or applied sufficient effort, or that you need to start getting up earlier, or that you’re generally useless. It’s that the underlying assumption is unwarranted: There’s no reason to believe you’ll ever feel “on top of things,” or make time for everything that matters, simply by getting more done.
That’s because if you succeed in fitting more in, you’ll find the goal posts start to shift: More things will begin to seem important, meaningful or obligatory. Acquire a reputation for doing your work at amazing speed, and you’ll be given more of it. Figure out how to spend enough time with your kids and at the office, so you don’t feel guilty about either, and you’ll suddenly feel some new social pressure: to spend more time exercising or to join the parent-teacher association—oh, and isn’t it finally time you learned to meditate? Get around to launching the side business you’ve dreamed of for years, and if it succeeds, it won’t be long before you’re no longer satisfied with keeping it small.
The choice you can make is to stop believing you’ll ever solve the challenge of busyness by cramming more in, because that just makes matters worse.
The general principle in operation here is what we might call the “efficiency trap.” Rendering yourself more efficient—either by implementing various productivity techniques or by driving yourself harder—won’t generally result in the feeling of having “enough time,” because, all else being equal, the demands will increase to offset any benefits. Far from getting things done, you’ll be creating new things to do.
For most of us, most of the time, it isn’t feasible to avoid the efficiency trap altogether. But the choice you can make is to stop believing you’ll ever solve the challenge of busyness by cramming more in, because that just makes matters worse. And once you stop investing in the idea that you might one day achieve peace of mind that way, it becomes easier to find peace of mind in the present, in the midst of overwhelming demands, because you’re no longer making your peace of mind dependent on dealing with all the demands. Once you stop believing that it might somehow be possible to avoid hard choices about time, it gets easier to make better ones.
The more efficient you get, the more you become “a limitless reservoir for other people’s expectations,” in the words of the management expert Jim Benson. In my days as a paid-up productivity geek, it was this aspect of the whole scenario that troubled me the most. Despite my thinking of myself as the kind of person who got things done, it grew painfully clear that the things I got done most diligently were the unimportant ones, while the important ones got postponed—either forever or until an imminent deadline forced me to complete them, to a mediocre standard and in a stressful rush.

Illustration: John S. Dykes

The email from my newspaper’s IT department about the importance of regularly changing my password would provoke me to speedy action, though I could have ignored it entirely. (The clue was in the subject line, where the words “PLEASE READ” are generally a sign you needn’t bother reading what follows.) Meanwhile, the long message from an old friend now living in New Delhi would get ignored, because I told myself that such tasks needed my full focus, which meant waiting until I had a good chunk of free time and fewer small-but-urgent tasks tugging at my attention.
And so, like the dutiful and efficient worker I was, I’d put my energy into clearing the decks, cranking through the smaller stuff to get it out of the way—only to discover that doing so took the whole day, that the decks filled up again overnight anyway and that the moment for responding to the New Delhi email never arrived.
One can waste years this way, systematically postponing precisely the things one cares about the most. What’s needed instead in such situations, I gradually came to understand, is a kind of anti-skill: not the counterproductive strategy of trying to make yourself more efficient but rather a willingness to resist such urges—to learn to stay with the anxiety of feeling overwhelmed, of not being on top of everything, without automatically responding by trying to fit more in.
Smoothness, it turns out, is a dubious virtue, since it’s often the unsmoothed textures of life that make it livable.
To approach your days in this fashion means, instead of clearing the decks, declining to clear the decks, focusing instead on what’s truly of greatest consequence while tolerating the discomfort of knowing that, as you do so, the decks will be filling up further, with emails and errands and other to-dos, many of which you may never get around to at all. You’ll sometimes still decide to drive yourself hard in an effort to squeeze more in, when circumstances absolutely require it. But that won’t be your default mode, because you’ll no longer be operating under the illusion of one day making time for everything.
There’s another, especially insidious way in which the quest for increased efficiency warps our relationship with time these days: the seductive lure of convenience. Entire industries now thrive on the promise of helping us cope with having an overwhelming amount to do by eliminating or accelerating tedious and time-consuming chores. But the result—in an irony that shouldn’t be too surprising by now—is that life gets subtly worse. As with other manifestations of the efficiency trap, freeing up time in this fashion backfires in terms of quantity, because the freed-up time just fills with more things you feel you have to do, and also in terms of quality, because in attempting to eliminate only the tedious experiences, we accidentally end up eliminating things we didn’t realize we valued until they were gone.
It works like this. In start-up jargon, the way to make a fortune in Silicon Valley is to identify a “pain point”—one of the small annoyances resulting from the “friction” of daily life—and then to offer a way to circumvent it. Thus Uber eliminates the “pain” of having to track down a number for your local taxi company and call it, or trying to hail a cab in the street; digital wallet apps like Apple Pay remove the “pain” of having to reach into your bag for your physical wallet or cash. The food delivery service Seamless has even run advertisements—tongue-in-cheek ones, but still—boasting that it lets you avoid the agony of talking to a flesh-and-blood restaurant worker.

Illustration: John S. Dykes

It’s true that everything runs more smoothly this way. But smoothness, it turns out, is a dubious virtue, since it’s often the unsmoothed textures of life that make it livable, helping to nurture the relationships that are crucial for mental and physical health, and for the resilience of our communities. Your loyalty to your local taxi firm is one of those delicate social threads that, multiplied thousands of times, bind a neighborhood together. Your interactions with the woman who runs the nearby Chinese takeout might feel insignificant, but they help make yours the kind of area where people still talk to one another, where tech-induced loneliness doesn’t yet reign supreme. As for Apple Pay, I like a little friction when I buy something, since it marginally increases the chance that I’ll resist a pointless purchase.
Convenience, in other words, makes things easy, but without regard to whether easiness is truly what’s most valuable in any given context. Take those services—on which I’ve relied too much in recent years—that let you design and then remotely mail a birthday card, so you never see or touch the physical item yourself. Better than nothing, perhaps. But sender and recipient both know that it’s a poor substitute for purchasing a card in a shop, writing on it by hand and then walking to a mailbox to mail it, because contrary to the cliché, it isn’t really the thought that counts but the effort—which is to say, the inconvenience. When you render the process more convenient, you drain it of its meaning.
Meanwhile, those aspects of life that resist being made to run more smoothly start to seem repellent. “When you can skip the line and buy concert tickets on your phone,” law professor and White House technology advisor Tim Wu points out, “waiting in line to vote in an election is irritating.” As convenience colonizes everyday life, activities gradually sort themselves into two types: the kind that are now far more convenient but that feel empty or out of sync with our true preferences; and the kind that now seem intensely annoying, because of how inconvenient they remain.

« Piège à efficacité » article du Wall Street Journal – 6 août 2021 (Trad. Auto de Google)

Certaines formes d’occupation peuvent être délicieuses. Qui ne voudrait pas vivre à Busytown, le décor des livres pour enfants emblématiques des années 60 de l’illustrateur américain Richard Scarry ? Ses chats d’épicerie et ses cochons pompiers sont certainement occupés. Personne à Busytown n’est inactif – ou s’ils le sont, ils sont soigneusement cachés par les autorités, à la manière de Pyongyang. Ce qu’ils ne sont pas, cependant, est dépassé. Ils dégagent la joviale maîtrise d’eux-mêmes des chats et des cochons qui ont beaucoup à faire, mais aussi la certitude que leurs tâches s’adapteront parfaitement aux heures disponibles, alors que nous vivons avec l’anxiété constante de craindre, ou de savoir avec certitude, que les nôtres ne le feront pas.

La recherche montre que ce sentiment surgit à tous les échelons de l’échelle économique. Si vous occupez deux emplois au salaire minimum pour mettre de la nourriture dans l’estomac de vos enfants, il y a de fortes chances que vous vous sentiez débordé. Mais si vous êtes mieux loti, vous vous sentirez débordé pour des raisons qui vous semblent tout aussi impérieuses : parce que vous avez une maison plus agréable avec des versements hypothécaires plus élevés, ou parce que les exigences de votre (intéressant, bien payé ) conflit professionnel avec votre envie de passer du temps avec vos parents vieillissants, ou de vous impliquer davantage dans la vie de vos enfants, ou de consacrer votre vie à la lutte contre le changement climatique.

Le problème quand on essaie de trouver du temps pour tout ce qui semble important, c’est que vous ne le ferez certainement jamais. La raison n’est pas que vous n’avez pas encore découvert les bonnes astuces de gestion du temps ou appliqué suffisamment d’efforts, ou que vous devez commencer à vous lever plus tôt, ou que vous êtes généralement inutile. C’est que l’hypothèse sous-jacente est injustifiée : il n’y a aucune raison de croire que vous vous sentirez jamais « au top » ou que vous consacrerez du temps à tout ce qui compte, simplement en en faisant plus.

C’est parce que si vous réussissez à vous intégrer davantage, vous constaterez que les objectifs commencent à changer : plus de choses commenceront à sembler importantes, significatives ou obligatoires. Acquérir une réputation pour faire votre travail à une vitesse incroyable, et vous en recevrez plus. Trouvez comment passer suffisamment de temps avec vos enfants et au bureau, pour ne pas vous sentir coupable non plus, et vous ressentirez soudain une nouvelle pression sociale : passer plus de temps à faire de l’exercice ou rejoindre l’association parents-professeurs. oh, et n’est-il pas enfin temps que vous appreniez à méditer ? Lancez-vous dans l’entreprise parallèle dont vous rêvez depuis des années, et si cela réussit, il ne faudra pas longtemps avant que vous ne soyez plus satisfait de la garder petite.

Le choix que vous pouvez faire est d’arrêter de croire que vous résoudrez un jour le défi de l’occupation en vous entassant davantage, car cela ne fait qu’empirer les choses.

Le principe général à l’œuvre ici est ce que l’on pourrait appeler le « piège de l’efficacité ». Vous rendre plus efficace, soit en mettant en œuvre diverses techniques de productivité, soit en vous conduisant plus fort, n’entraînera généralement pas le sentiment d’avoir « assez de temps », car, toutes choses étant égales par ailleurs, les exigences augmenteront pour compenser les avantages. Loin de faire avancer les choses, vous créerez de nouvelles choses à faire.

Pour la plupart d’entre nous, la plupart du temps, il n’est pas possible d’éviter complètement le piège de l’efficacité. Mais le choix que vous pouvez faire est d’arrêter de croire que vous résoudrez un jour le défi de l’occupation en vous entassant davantage, car cela ne fait qu’empirer les choses. Et une fois que vous cessez d’investir dans l’idée que vous pourriez un jour atteindre la tranquillité d’esprit de cette façon, il devient plus facile de trouver la tranquillité d’esprit dans le présent, au milieu d’exigences écrasantes, car vous ne faites plus votre tranquillité d’esprit. dépend de la gestion de toutes les demandes. Une fois que vous cessez de croire qu’il pourrait être possible d’éviter des choix difficiles concernant le temps, il devient plus facile de faire de meilleurs. Plus vous gagnez en efficacité, plus vous devenez « un réservoir illimité pour les attentes des autres », selon les mots de l’expert en management Jim Benson. À l’époque où j’étais un geek de la productivité rémunéré, c’était cet aspect de l’ensemble du scénario qui me troublait le plus. Bien que je me considère comme le genre de personne qui fait avancer les choses, il est devenu douloureusement clair que les choses que j’ai faites avec le plus de diligence étaient les moins importantes, tandis que les plus importantes ont été reportées – soit pour toujours, soit jusqu’à ce qu’une échéance imminente m’oblige à terminer. eux, à un niveau médiocre et dans une précipitation stressante.

L’e-mail du service informatique de mon journal sur l’importance de changer régulièrement mon mot de passe m’inciterait à agir rapidement, même si j’aurais pu l’ignorer complètement. (L’indice était dans la ligne d’objet, où les mots « VEUILLEZ LIRE » sont généralement un signe que vous n’avez pas besoin de prendre la peine de lire ce qui suit.) Pendant ce temps, le long message d’un vieil ami vivant maintenant à New Delhi serait ignoré, parce que je Je me suis dit que de telles tâches nécessitaient toute ma concentration, ce qui signifiait attendre d’avoir une bonne partie de mon temps libre et moins de tâches petites mais urgentes attirant mon attention.

Et donc, comme le travailleur consciencieux et efficace que j’étais, je mettrais mon énergie y en dégageant les ponts, en passant à travers les plus petites choses pour le sortir du chemin – seulement pour découvrir que cela prenait toute la journée, que les ponts se remplissaient à nouveau pendant la nuit de toute façon et que le moment de répondre à l’e-mail de New Delhi n’a jamais arrivée.

On peut perdre des années de cette façon, en reportant systématiquement précisément les choses qui comptent le plus. Ce qu’il faut à la place dans de telles situations, j’en suis venu à comprendre progressivement, c’est une sorte d’anti-compétence : pas la stratégie contre-productive d’essayer de vous rendre plus efficace, mais plutôt une volonté de résister à de telles pulsions – d’apprendre à rester avec l’anxiété de ressentir dépassé, de ne pas être au courant de tout, sans répondre automatiquement en essayant de s’intégrer davantage. Il s’avère que la douceur est une vertu douteuse, car ce sont souvent les textures non lissées de la vie qui la rendent vivable. Aborder vos journées de cette manière signifie, au lieu de nettoyer les ponts, refuser de nettoyer les ponts, se concentrer plutôt sur ce qui a vraiment la plus grande conséquence tout en tolérant l’inconfort de savoir que, ce faisant, les ponts se rempliront davantage, avec des e-mails, des courses et d’autres choses à faire, dont beaucoup ne vous seront peut-être jamais accessibles. Vous déciderez parfois encore de vous conduire dur dans un effort pour vous enfoncer davantage, lorsque les circonstances l’exigent absolument. Mais ce ne sera pas votre mode par défaut, car vous ne fonctionnerez plus dans l’illusion de prendre un jour du temps pour tout.

Il existe une autre manière, particulièrement insidieuse, dont la recherche d’une efficacité accrue déforme notre rapport au temps de nos jours : l’attrait séduisant de la commodité. Des industries entières prospèrent désormais grâce à la promesse de nous aider à faire face à une quantité énorme de travail en éliminant ou en accélérant les tâches fastidieuses et chronophages. Mais le résultat – dans une ironie qui ne devrait pas être trop surprenant maintenant – est que la vie devient subtilement pire. Comme pour d’autres manifestations du piège de l’efficacité, libérer du temps de cette manière se retourne contre lui en termes de quantité, car le temps libéré se remplit simplement de plus de choses que vous pensez devoir faire, et également en termes de qualité, car en essayant de n’éliminons que les expériences fastidieuses, nous finissons accidentellement par éliminer des choses que nous n’avions pas réalisé que nous apprécions jusqu’à ce qu’elles disparaissent. Cela fonctionne comme ça.

Dans le jargon des start-up, la façon de faire fortune dans la Silicon Valley est d’identifier un « pain point » – l’un des petits désagréments résultant des « frottements » de la vie quotidienne – puis de proposer un moyen de le contourner. Ainsi, Uber élimine la « douleur » d’avoir à rechercher un numéro pour votre compagnie de taxi locale et de l’appeler, ou d’essayer de héler un taxi dans la rue ; les applications de portefeuille numérique comme Apple Pay suppriment la « douleur » d’avoir à chercher dans votre sac votre portefeuille physique ou votre argent. Le service de livraison de nourriture Seamless a même diffusé des publicités – ironiques, mais tout de même – se vantant qu’il vous permet d’éviter l’agonie de parler à un employé de restaurant en chair et en os.

C’est vrai que tout se passe mieux ainsi. Mais la douceur, il s’avère, est une vertu douteuse, car ce sont souvent les textures non lissées de la vie qui la rendent vivable, aidant à entretenir les relations qui sont cruciales pour la santé mentale et physique, et pour la résilience de nos communautés. Votre fidélité à votre entreprise de taxi locale est l’un de ces fils sociaux délicats qui, multipliés des milliers de fois, unissent un quartier. Vos interactions avec la femme qui dirige le restaurant chinois à proximité peuvent sembler insignifiants, mais elles contribuent à faire du vôtre le genre de zone où les gens se parlent encore, où la solitude induite par la technologie ne règne pas encore en maître. Quant à Apple Pay, j’aime un peu de friction lorsque j’achète quelque chose, car cela augmente légèrement les chances que je résiste à un achat inutile.

La commodité, en d’autres termes, facilite les choses, mais sans se soucier de savoir si la facilité est vraiment ce qui a le plus de valeur dans un contexte donné. Prenez ces services – sur lesquels j’ai trop compté ces dernières années – qui vous permettent de concevoir puis de poster à distance une carte d’anniversaire, afin que vous ne voyiez ou ne touchiez jamais l’article physique vous-même. Mieux que rien, peut-être. Mais l’expéditeur et le destinataire savent tous les deux que c’est un piètre substitut à l’achat d’une carte dans un magasin, à l’écriture à la main puis à la marche vers une boîte aux lettres pour l’envoyer, car contrairement au cliché, ce n’est pas vraiment l’idée qui compte mais l’effort, c’est-à-dire l’inconvénient. Lorsque vous rendez le processus plus pratique, vous le videz de son sens.

Pendant ce temps, les aspects de la vie qui résistent à un fonctionnement plus fluide commencent à sembler repoussants. « Quand vous pouvez éviter les files d’attente et acheter des billets de concert sur votre téléphone », souligne le professeur de droit et conseiller en technologie de la Maison Blanche Tim Wu, « faire la queue pour voter lors d’une élection est irritant. » À mesure que la commodité colonise la vie quotidienne, les activités se répartissent progressivement en deux types : celles qui sont maintenant beaucoup plus pratiques mais qui semblent vides ou désynchronisées avec nos vraies préférences ; et le genre qui semble maintenant intensément ennuyeux, à cause de la façon dont ils restent incommodes.

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Updated/maj. 09-09-2021

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